Con derecho a... copia

Dependiendo de su antigüedad, las copias se sacan del mismo protocolo del municipio donde residía el notario autorizante o, si han pasado más de 25 años, de la capital del distrito. Para facilitar la obtención de la copia por el interesado, ésta se puede pedir ante cualquier notario de España

Poder notarial
Poder notarial

Cuando una persona otorga un documento público (escritura, acta), sin duda, está interesado en el mismo. Podrá pedir una copia de dicho documento para hacer de ella el uso legal que quiera. Así, quien acaba de otorgar su testamento tiene derecho a que se le dé una copia para llevarse a casa, salvo que expresamente renuncie a ella (por ejemplo, si teme que lleguen a verla quienes no deben, y se enteren de sus preferencias para después de su muerte: a veces está más tranquilo el testador sabiendo que su última voluntad se quedó en la notaría, bajo secreto hasta su fallecimiento, que en un cajón de casa, con el peligro de desatar las iras del que la vea y compruebe que le ha dejado…lo mínimo o, incluso, nada).

Pero hay casos en que no está tan claro quién puede pedir la copia. En el testamento, una vez muerto el testador, serán sus herederos, y las personas que lo serían si se declarase nulo dicho testamento (pensemos en el hijo a quien el testador no quiso mencionar, o los sobrinos que resultarían los herederos si el testamento, que favoreciese sólo a un vecino, es declarado nulo por un juez). En otros documentos, como una compraventa, serán vendedor y comprador los legitimados para pedir copias. Y si se trató de un acta de declaración de herederos, los que menciona el acta como tales, o los que, a su vez, sean herederos de alguno, que también haya muerto.  

Un caso especial lo constituyen las escrituras de préstamo hipotecario. La Ley dice que para ejecutar la hipoteca hay que presentar copia “con carácter ejecutivo”, por lo que los bancos optan por una de dos: o piden la primera copia con tales efectos, o la piden sin ellos, esperando a que se pague por completo, o no, el préstamo, y si llega el impago, entonces pide la copia ejecutiva. El problema es que, en algunas ocasiones, algún acreedor ha perdido la copia ejecutiva que había pedido, y tiene más difícil cobrar. Por eso se suele pactar en las escrituras que ambas partes convienen en que las segundas y posteriores copias puedan tener carácter ejecutivo. 

Si otorgamos un poder, debemos elegir entre que el apoderado pueda pedir por sí solo otra copia, por si pierde la primera, o sólo nosotros la podamos pedir. Y decirlo al notario, claro.

Antes, era frecuente el uso de copias parciales, especialmente en la época en que no existían ordenadores ni impresoras. Pero no es raro que, cuando se pida esa copia (por ejemplo, para un problema del registro) algunos datos que necesite el registrador para calificar no figuren (descripción de una finca colindante adjudicada a un coheredero, por ejemplo). Por eso actualmente se suele dar copia total de la escritura, además de la posibilidad de verificar la corrección de la totalidad del negocio contenido en ella (como puede ser la partición de una herencia).

Dependiendo de su antigüedad, las copias se sacan del mismo protocolo del municipio donde residía el notario autorizante o, si han pasado más de 25 años, de la capital del distrito. Para facilitar la obtención de la copia por el interesado, ésta se puede pedir ante cualquier notario de España, quien dará fe de la identidad e interés legítimo del solicitante para trasladar el pedido al notario que tenga el original (matriz) y, en su caso, podrá pedir que se remita directamente al domicilio de éste, contra-reembolso. 

Por último, puede llamarnos la atención lo “breves” que eran las escrituras antiguas en comparación con las actuales. Por una parte, la normativa obliga a incluir mucho más texto, como la cláusula de protección de datos o las advertencias fiscales y catastrales. Por otra, actualmente la coordinación registro/catastro incluye las certificaciones de éste últimos, con la imagen de la finca, y en la mayoría de los casos, la nota simple continuada registral.