¡He perdido los papeles…!

Una de las razones por las que se “inventó” el oficio de notario fue la necesidad de guardar originales de lo que se firma, de manera que siempre esté accesible a quien lo necesite (y tenga derecho), en un archivo llamado “protocolo”

Legajos
Legajos

Cada notario es responsable de un protocolo notarial, que es la serie ordenada de todo lo que han firmado sus predecesores, y él mismo. De cada cosa que se firma ante notario, el original se queda en la notaría, y al exterior sólo se sacan copias (auténticas, que son las que se inscriben en el registro de la propiedad, y simples, que son las que sólo sirven para determinados fines, como liquidar un impuesto, o recordar qué se puso en el testamento).

Naturalmente, puede suceder que la copia que nos dieron el día que firmamos en la notaria, la hayamos guardado en el último cajón de la cómoda del desván (y no nos acordemos), que se la hayan comido los ratones (se atreven con todo) o simplemente se haya tirado con “aquel montón de papeles que no eran más que periódicos viejos” (pero resulta que, en un momento de despiste, dejamos ahí las escrituras, mientras buscábamos un sitio mejor…hasta hoy). En fin, que compramos el olivar hace más de veinte años, pero no sabemos dónde han acabado las dichosas escrituras.

Si nos acordamos con qué notario y cuándo las firmamos (¡ojo!, fecha exacta), basta con consultar esta dirección de correo, y acudir a la notaría que nos indiquen para pedir una copia:

http://www.notariado.org/liferay/web/notariado/inicio

Pero puede suceder que no recordemos el día que firmamos. En ese caso, si las escrituras no tienen más de 12 años, con un poco de suerte, podemos localizarlas fácilmente en la base de datos de la notaría, introduciendo nuestro apellido, después de identificarnos para demostrar nuestro interés legítimo en obtener la copia.

Si ello no es posible, pero sí ir al registro de la propiedad, porque la finca en cuestión esté inscrita, pediremos allí una nota simple, donde figure la fecha y notario de la escritura con la que se hizo la inscripción (aunque no siempre se obtiene así la información).

Otra manera es, en el caso de tratarse de fincas sobre las que hayamos hecho un testamento con anterioridad, y hubiéramos indicado expresamente el número de finca registral de las que legabámos, tomarlo como referencia para ir al registro, conforme al punto anterior, e indagar sobre las escrituras.

Si se trata de un testamento, el registro de últimas voluntades nos indicará con precisión dónde obtenerlo.

Cuando se pide una copia en la notaria, debe tenerse claro si se necesita “auténtica” (que va con la firma del notario, y “da fe”, en sentido estricto) o “simple”, que normalmente será suficiente, si se trata de un trámite fiscal, o administrativo de otra índole. La simple es más barata, y suele bastar. Lo mejor es preguntar antes a quien nos la pide.

Por último, como se ha indicado más arriba, es imprescindible acreditar el “interés legítimo” a conseguir una copia. La necesidad de proteger la intimidad de cada uno impide que se puedan dar a cualquiera datos que afecten a nuestra persona. Por eso, la Ley orgánica de protección de datos de carácter personal, de 1999, exige acreditar nuestro derecho a pedir la copia.   Si no podemos desplazarnos hasta la notaría que guarda el original, podemos hacerlo desde cualquier otra cercana a nuestro domicilio, donde nos identificaremos, y podrá pedirla ese notario al otro, ahorrando tiempo y dinero.    

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